Ein überfülltes E-Mail-Postfach kann schnell zur Belastung werden. Wichtige Nachrichten gehen unter, Deadlines werden verpasst und die Übersicht schwindet. Dabei lässt sich mit ein paar einfachen Strategien dauerhaft Ordnung schaffen und sicherstellen, dass nichts Wichtiges in Vergessenheit gerät.
1. Die Inbox als Posteingang, nicht als Ablage
Nutze dein Postfach wie einen Briefkasten: Was ankommt, wird zeitnah bearbeitet, gelöscht oder archiviert. So verhinderst du, dass sich Hunderte ungelesene E-Mails ansammeln.
2. Ordnerstruktur und Kategorien nutzen
Erstelle eine klare Ordnerstruktur nach Projekten, Kunden oder Themen. Ergänze Kategorien oder Labels für Dringlichkeit und Priorität. So weißt du immer sofort, was wichtig ist.
3. Die Zwei-Minuten-Regel
E-Mails, die in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden können, erledige sofort. Für aufwendigere Nachrichten setze Erinnerungen oder plane Zeitfenster ein.
4. Regeln und Filter einrichten
Nutze Filter, um E-Mails automatisch in Ordner zu sortieren. Newsletter oder Benachrichtigungen können direkt in separate Ordner verschoben werden, damit der Posteingang übersichtlich bleibt.
5. To-Do-Listen und Erinnerungen verwenden
Markiere wichtige E-Mails als Aufgaben und setze Erinnerungen. Alternativ nutze eine separate To-Do-Liste, um wichtige Aufgaben aus E-Mails zu erfassen.
6. Regelmäßig ausmisten
Plane feste Zeiten ein, um E-Mails zu löschen oder zu archivieren. Halte dein Postfach schlank und übersichtlich.